Le dépôt des comptes annuels au Registre de commerce et des sociétés (LBR) constitue une obligation récurrente pour les sociétés.

Le non-respect des délais entraîne des coûts administratifs majorés et peut dans le pire des cas exposer les dirigeants à des sanctions.

Au-delà de l’aspect légal, l’absence de publication affecte souvent la crédibilité financière lors d’une entrée en relation bancaire ou d’une opération avec des tiers.

En pratique, la difficulté provient fréquemment d’un calendrier de clôture trop serré ou d’une approbation tardive.

1. Ce que couvre l’obligation légale de dépôt

Le dépôt vise la « liasse comptable », c’est-à-dire les comptes annuels et, le cas échéant, les documents qui doivent les accompagner (selon la situation : annexe, rapports, etc.).

Le dépôt s’effectue par voie électronique, avec des exigences spécifiques pour les entités tenues de préparer ou valider des données via la plateforme eCDF avant le dépôt au RCS.

1.1. Dépôt, publication et accès par les tiers

Après dépôt, une mention de dépôt est publiée au Recueil électronique des sociétés et associations (RESA), ce qui rend l’information accessible aux tiers, avec certaines exceptions selon la nature des documents.

2. Délais légaux : approbation puis dépôt

2.1. Approbation des comptes annuels dans les 6 mois de la clôture

Les comptes annuels doivent être soumis à l’approbation dans un délai de 6 mois à compter de la date de clôture. Ce délai implique, en pratique, que la comptabilité soit finalisée et que l’organe compétent puisse statuer (assemblée ou décision selon la forme).

2.2. Dépôt au RCS dans le mois de l’approbation, et au plus tard 7 mois après la clôture

Après approbation, le dépôt doit intervenir dans le mois. Un plafond s’applique : le dépôt doit, en tout état de cause, intervenir au plus tard 7 mois après la clôture.

3. Dépôt tardif : majorations de frais (coût administratif)

Le dépôt des documents comptables aux fins de publication comporte un coût administratif (frais et droit d’enregistrement). En cas de dépôt tardif, une majoration est appliquée, calculée à partir de la clôture et du délai maximal de 7 mois :

• entre le 7e et le 8e mois après clôture : 50 € ;
• entre le 8e et le 11e mois après clôture : 200 € ;
• à partir du 12e mois après clôture : 500 €.

4. Absence de dépôt : sanctions et conséquences juridiques

4.1. Amende visant les dirigeants

La non-publication des comptes sociaux peut exposer les gérants et administrateurs à une amende pénale comprise entre 500 € et 25 000 €.

4.2. Risque de dissolution judiciaire et liquidation

Le tribunal peut, à la requête du Procureur d’État, prononcer la dissolution et ordonner la liquidation en cas de manquement grave aux dispositions applicables.

La non-publication des comptes dans le délai légal imparti peut constituer un tel manquement.

4.3. Effets pratiques fréquemment rencontrés

Même en l’absence de sanction immédiate, un défaut de dépôt ou des retards répétés peuvent :

• compliquer l’ouverture ou le renouvellement de concours bancaires (analyse de solvabilité, dossier incomplet) ;
• ralentir une due diligence (cession, investissement, partenariat) ;
• déclencher des questions de conformité interne chez des partenaires (données publiques non disponibles ou obsolètes).

5. Comment sécuriser les délais : méthode simple et robuste ?

Concrètement, il est recommandé au dirigeant de :

• fixer un planning à partir de la date de clôture (production comptable, revue, approbation, dépôt) ;
• organiser la collecte des pièces et la clôture suffisamment tôt pour éviter une approbation « au dernier moment » ;
• intégrer la préparation ou la validation eCDF lorsque cette étape est requise, car elle conditionne le dépôt électronique ;
• en cas de retard, déposer dès que possible : la majoration augmente avec le temps et l’absence de dépôt ajoute un risque distinct.

Exemple : une SARL avec un exercice clôturé au 31/12/N

L’approbation doit intervenir au plus tard au 30/06/N+1.

Le dépôt est attendu au plus tard au 31/07/N+1 (et, avec une approbation le 30/06, le dépôt doit intervenir dans le mois suivant).