Autorisation d’établissement au Luxembourg : mode d’emploi, pièges et enjeux

Définition rapide

L’autorisation d’établissement est le sésame légal pour exercer une activité économique au Luxembourg. Elle couvre les activités commerciales, artisanales et industrielles, ainsi que certaines professions libérales. Elle s’obtient avant tout démarrage, en nom propre ou via société — qu’il s’agisse d’une SARL, d’une SA, d’une SAS, d’une SARL-S ou de toute autre forme juridique.

Sans cette autorisation, aucune activité ne peut légalement commencer : pas de facturation, pas d’inscription à la TVA, pas d’affiliation auprès de la sécurité sociale. Elle constitue donc la première étape concrète du parcours de création d’entreprise au Luxembourg.

Qui est concerné ?

Activités soumises à autorisation

• Commerçants : vente de biens, HORECA, transport, import/export, e-commerce
• Artisans : métiers classés en listes A, B et C, avec des exigences de qualification différenciées
• Industriels : activités de production et transformation
• Professions libérales visées par la loi sur le droit d’établissement (certaines professions intellectuelles et de conseil)

Exemptions ciblées

Un prestataire UE/EEE en service occasionnel et temporaire n’a pas besoin d’autorisation, mais artisans et industriels doivent notifier l’administration avant d’intervenir au Luxembourg. La frontière entre prestation temporaire et activité habituelle doit être documentée avec soin.

Les ressortissants de pays tiers combinent la demande d’autorisation d’établissement avec l’autorisation de séjour pour indépendant, ce qui allonge les délais et nécessite des pièces supplémentaires (titre de séjour, visa, preuve de moyens financiers).

À noter : les holdings pures (SOPARFI, SPF) qui se limitent à la détention de participations financières ne sont généralement pas soumises à l’autorisation d’établissement, car elles n’exercent pas d’activité commerciale au sens de la loi.

Conditions d’octroi

Le Ministère de l’Économie examine quatre conditions cumulatives avant de délivrer l’autorisation :

1. Honorabilité professionnelle

Le contrôle porte sur le dirigeant porteur de l’autorisation, le détenteur majoritaire des parts et toute personne pouvant exercer une influence significative sur la conduite des affaires. L’administration vérifie l’absence de condamnations pénales pour des infractions liées à l’activité économique, de faillites personnelles non clôturées, ou de manquements répétés aux obligations légales.

Des manquements tels que l’absence répétée de dépôts de comptes annuels au RCS, le défaut d’inscription au RBE ou le non-respect d’obligations fiscales et sociales peuvent constituer un obstacle à l’obtention de l’autorisation.

2. Qualification professionnelle

Exigée selon l’activité exercée. Les artisans des listes A et B doivent justifier d’un diplôme ou d’une expérience professionnelle conformes aux exigences légales. Pour certaines professions libérales, des diplômes spécifiques ou des agréments professionnels sont nécessaires.

Les qualifications obtenues dans un autre État membre de l’UE peuvent être reconnues sur la base des directives européennes de reconnaissance mutuelle, mais la procédure de vérification peut prendre plusieurs semaines.

3. Établissement au Luxembourg

L’entreprise doit disposer d’une installation matérielle adaptée à l’activité : bureau, local commercial, atelier, entrepôt. Un simple service de domiciliation peut suffire pour les activités de bureau (conseil, holding, services informatiques), à condition de respecter les exigences légales applicables à la domiciliation.

4. Gestion effective et permanente

La personne physique sur laquelle repose l’autorisation doit exercer une présence réelle et un lien effectif avec l’entreprise. En société, elle est soit le propriétaire-gérant, soit un mandataire inscrit au RCS. L’octroi définitif de l’autorisation suppose l’immatriculation préalable au RCS.

Procédure pratique

Dépôt de la demande

• Plateforme recommandée : MyGuichet.lu (authentification via LuxTrust ou eIDAS)
• Le système liste automatiquement les pièces justificatives selon l’activité sélectionnée
• Les demandes peuvent également être déposées en format papier auprès du Ministère de l’Économie
• Accès au Guichet Public

Pièces à rassembler

Le dossier type comprend :

1. Formulaire de demande complété (via MyGuichet ou PDF)
2. Casier judiciaire (bulletin n°3 ou équivalent) datant de moins de 3 mois
3. Preuve de qualification : diplômes, certificats, attestations d’expérience professionnelle
4. Preuve d’établissement : bail commercial, attestation de domiciliation, titre de propriété
5. Copie de la pièce d’identité du dirigeant
6. Extrait RCS ou projet de statuts si la société n’est pas encore constituée
7. Pour les ressortissants hors UE : autorisation de séjour ou récépissé de demande

Conseil pratique : anticiper la collecte des pièces est le levier le plus efficace pour accélérer le processus. Le casier judiciaire étranger (apostillé et traduit) et la reconnaissance des diplômes sont les deux postes les plus chronophages.

Coût et délais

• Coût : 50 € de droits de chancellerie (24 € pour les autorisations supplémentaires)
• Paiement : en ligne via MyGuichet ou par timbre/virement si dépôt papier
• Délai : dossier traité en principe sous 3 mois à compter de la réception d’un dossier complet
• Important : silence = autorisation tacite à l’issue des 3 mois (sous réserve de dossier complet)

Réponse et recours

La décision est notifiée via MyGuichet.lu (ou par courrier). En cas de refus, un recours gracieux peut être introduit auprès du Ministère. À défaut de succès, un recours contentieux devant le Tribunal administratif est possible dans un délai de 3 mois.

Après l’obtention : obligations et affichage

L’autorisation est émise de façon électronique avec un code-barres 2D (GouvCheck) permettant sa vérification instantanée par tout tiers.

Obligations d’affichage

Le numéro d’autorisation ou le code 2D doit figurer sur :

• Courriers et e-mails professionnels
• Sites web et boutiques en ligne
• Devis, factures et bons de commande
• Devantures et panneaux de chantier

Le public peut vérifier la validité de l’autorisation, ce qui contribue à la transparence commerciale et renforce la confiance dans les relations B2B et B2C.

Démarches connexes à engager rapidement

Une fois l’autorisation obtenue, plusieurs inscriptions doivent être effectuées dans les meilleurs délais :

Démarche	Organisme	Délai recommandé
Déclaration TVA	Administration de l’enregistrement (AED)	Avant toute facturation
Affiliation employeur	Centre commun de la sécurité sociale (CCSS)	Avant toute embauche
Déclaration de postes vacants	ADEM	Si recrutement prévu
Inscription chambre professionnelle	Chambre de Commerce ou Chambre des Métiers	Sous 1 mois
Mise en place comptabilité	Expert-comptable	Dès le démarrage

La tenue comptable doit être organisée dès le premier exercice. Si la société emploie du personnel, un prestataire paie ou un secrétariat social doit être mandaté pour les déclarations CCSS et les fiches de paie.

Durée, mises à jour et invalidation

L’autorisation d’établissement n’a pas de durée limitée, mais elle est liée à la personne du dirigeant et à l’activité déclarée. Tout changement substantiel nécessite une mise à jour ou une nouvelle demande.

Cas d’invalidation

L’autorisation peut perdre sa validité dans les cas suivants :

• Non-déclaration du changement de résidence du dirigeant sous 1 mois
• Inutilisation de l’autorisation pendant plus de 2 ans
• Cessation de l’activité pendant plus de 2 ans
• Liquidation ou faillite de la société
• Perte d’honorabilité du dirigeant (condamnation, manquements graves)

Changements nécessitant une nouvelle autorisation

• Changement d’objet social (ajout ou modification d’activité)
• Changement de dirigeant sur lequel reposent honorabilité et qualification
• Transformation de la forme juridique (par exemple passage d’une SARL en SA)

Certaines notifications (ouverture d’une succursale, changement de lieu d’exploitation, ajout de points de vente) sont obligatoires sous 1 mois.

Sanctions en cas d’exercice illégal

Exercer une activité sans autorisation d’établissement constitue une infraction pénale pouvant entraîner :

• Amendes de 251 € à 125 000 €
• Peines d’emprisonnement de 8 jours à 5 ans
• Fermeture provisoire de l’établissement par décision judiciaire
• Interdiction d’exercer une activité commerciale, artisanale ou industrielle

Les partenaires commerciaux, banques et administrations vérifient systématiquement la validité de l’autorisation. Un défaut d’autorisation peut également entraîner la nullité des contrats conclus et compromettre les couvertures d’assurance.

Tableau récapitulatif des cas fréquents

Cas	Autorisation d’établissement	Point d’attention
Commerce / HORECA / transport	Oui	Honorabilité + qualification le cas échéant
Artisanat (listes A/B)	Oui	Qualification requise selon le métier
Artisanat (liste C)	Oui	Qualification allégée, honorabilité requise
Profession libérale visée	Oui	Vérifier si couverte par la loi d’établissement
Prestations UE temporaires	Non, sauf notif. artisans/industriels	Notification préalable si artisan/industriel
Société avec changement de dirigeant	Nouvelle autorisation	Actualiser RCS, re-vérification hon./qualif.
Déménagement du lieu d’exploitation	Notification sous 1 mois	Preuve bail/occupation
Inactivité > 2 ans	Autorisation invalide	Relancer démarche avant reprise
SOPARFI / SPF (holding pure)	Non (en principe)	Pas d’activité commerciale directe
SCI (gestion immobilière)	Selon activité	Si activité commerciale immobilière

Enjeux stratégiques pour les entreprises

1. Conformité et time-to-market

Sans autorisation, vous ne facturez pas et vous prenez un risque pénal. Anticiper la pièce manquante est le levier critique : casiers, attestations, preuves d’expérience, bail ou titre d’occupation, mandats au RCS. Le dépôt MyGuichet raccourcit le cycle et sécurise les échanges.

Pour les créateurs de société, il est recommandé de lancer la demande d’autorisation en parallèle de la rédaction des statuts, afin de réduire le délai global de mise en activité.

2. Gouvernance et choix du dirigeant

Le droit d’établissement colle au dirigeant porteur. Dans une société, un changement de gérant ou d’administrateur délégué peut geler l’activité si la nouvelle autorisation n’est pas prête. Prévoir un mandataire de secours et formaliser le lien réel au RCS.

Ce point est particulièrement critique pour les SAS qui bénéficient d’une grande souplesse de gouvernance : les statuts doivent identifier clairement le représentant permanent porteur de l’autorisation.

3. Transparence commerciale et confiance client

Le code-barres 2D à afficher et la recherche publique de l’autorisation renforcent la confiance et répondent aux attentes KYC/AML des partenaires bancaires et grands donneurs d’ordres. Avantage compétitif face aux acteurs informels.

4. Cross-border et e-commerce

Vendre via un site dédié ou opérer une succursale requiert souvent l’autorisation, même si l’activité paraît « digitale ». Les prestataires UE en mission courte sont assouplis, mais la ligne temporaire vs habituelle doit être documentée. Les sociétés luxembourgeoises opérant dans le commerce en ligne doivent s’assurer que leur autorisation couvre l’activité de vente à distance.

5. M&A, réorganisations, scale-up

Fusions, LBO, cessions de titres : surveiller l’impact sur le dirigeant porteur, le libellé de l’activité et la continuité d’exploitation. Les retards d’actualisation peuvent invalider l’autorisation et bloquer l’onboarding bancaire, la facturation ou l’accès aux marchés publics. Lors d’une intégration fiscale de groupe, chaque entité du périmètre doit maintenir sa propre autorisation valide.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour obtenir l’autorisation ? En moyenne 3 à 6 semaines pour un dossier complet déposé via MyGuichet. Le principal facteur de retard est l’obtention des pièces justificatives (casier judiciaire étranger, reconnaissance de diplômes).

Peut-on commencer l’activité en attendant l’autorisation ? Non. L’exercice sans autorisation est une infraction pénale. Toutefois, le silence de l’administration pendant 3 mois vaut autorisation tacite (sous réserve de dossier complet).

L’autorisation est-elle liée à la société ou au dirigeant ? Elle est liée au dirigeant et à l’activité exercée au sein de la société. Si le dirigeant quitte l’entreprise, une nouvelle autorisation doit être demandée pour son successeur.

Un expert-comptable peut-il m’accompagner dans la procédure ? Oui. Un expert-comptable ou un fiscaliste peut préparer le dossier, vérifier la conformité des pièces et suivre l’instruction de la demande. Cette assistance est particulièrement utile pour les ressortissants étrangers ou les projets impliquant plusieurs activités. Pour les structures de type holding ou les montages impliquant des plus-values immobilières, un accompagnement spécialisé dès le stade de l’autorisation permettra de sécuriser la cohérence entre l’objet social, l’activité déclarée et le traitement fiscal retenu.