Externalisation de la paie au Luxembourg
La mission encadre la préparation des bulletins, les contrôles de variables, les déclarations sociales et fiscales ainsi que le suivi du calendrier CCSS et CNS.
Obligations légales de l'employeur
Le droit du travail, la sécurité sociale et les règles fiscales luxembourgeoises imposent des formalités et des délais distincts. Nous en suivons l'exécution.
Déclaration d'entrée
- Sous 8 jours via SECUline (DECAFF)
- Demande de matricule si 1ère affiliation
- Consultation fiche d'impôt MyGuichet
- Affiliation service santé au travail
Bulletin de salaire
- Mentions légales obligatoires
- Calcul salaires fixes et variables
- Avantages en nature valorisés
- Remise mensuelle au salarié
Retenue à la source
- Modèle 950 dans les 10 jours
- Mensuelle si montant ≥ 750 €
- Trimestrielle si 75 € ≤ montant < 750 €
- Annuelle si montant < 75 €
Déclarations CCSS
- Rémunérations mensuelles SECUline
- Vérification factures CCSS
- Déclaration de sortie sous 8 jours
- Gestion incapacités CNS/AAA
Certificats annuels
- Certificats de rémunération
- Dépôt ECSP avant le 1er mars
- Via MyGuichet à l'ACD
- Pour chaque salarié
Archivage documentaire
- Durée selon la catégorie de pièce
- Documents de paie compris dans le mandat
- Accès et suppression encadrés
- Accès sécurisé
Le périmètre de la mission paie
La lettre de mission précise les travaux récurrents, le calendrier de transmission et les situations qui nécessitent un conseil distinct.
Compris dans le mandat
- Production mensuelle de la paie Calcul des salaires fixes, variables, primes et avantages en nature à partir des données validées, puis établissement des bulletins et du journal de paie.
- Déclarations sociales CCSS Déclarations d'entrée et de sortie, rémunérations mensuelles, vérification des factures CCSS et gestion des incapacités de travail.
- Déclarations fiscales Retenue à la source, consultation des fiches d'impôt électroniques, certificats de rémunération annuels et dépôt ECSP.
- Administration et contrôles Collecte des informations d'entrée et de sortie, prise en compte des paramètres conventionnels communiqués, coordination des visites médicales et préparation des éléments demandés lors d'un contrôle.
Hors périmètre précisé d'emblée
- Analyse du droit étranger Une situation transfrontalière qui exige une analyse de droit étranger est coordonnée avec un conseil de la juridiction concernée.
- Rédaction et interprétation juridiques La rédaction juridique et l'interprétation d'une convention collective sont coordonnées avec un conseil lorsque le dossier l'exige. Le cabinet applique les paramètres qui lui sont communiqués pour la paie.
- Procédure ou contestation Un conseil juridique intervient lorsqu'un contrôle donne lieu à une procédure ou à une contestation qui dépasse le suivi courant du mandat.
Échanger sur la gestion de votre paie
Reprise de dossier possible à tout moment de l'année.
Ce que la mission produit
Les productions suivent le calendrier social et fiscal défini dans la lettre de mission.
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Bulletins et journal de paie
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Déclarations CCSS
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Retenue à la source
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Certificats de rémunération
Comment la mission démarre
La reprise organise les données, les contrôles et le calendrier avant la première production.
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Cadrage du dossier
Le nombre de salariés, les variables, les avantages en nature et les situations transfrontalières déterminent le périmètre.
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Reprise des données
Les informations d'entrée et de sortie, les paramètres de paie et les éléments du dossier en cours sont repris dans le calendrier convenu.
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Validation des variables
Les données mensuelles sont contrôlées et validées avant le calcul des salaires et des avantages en nature.
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Première production
Les bulletins, le journal de paie et les déclarations sont ensuite établis selon leurs échéances respectives.
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Externalisation de la paie
Que couvre une mission de paie externalisée ?
Le périmètre dépend du nombre de salariés, des variables, des avantages en nature et des situations transfrontalières. Les déclarations CCSS/CNS, les contrôles, l'archivage et le calendrier de transmission sont précisés dans la lettre de mission.
Gérez-vous les salariés frontaliers ?
Le mandat peut traiter les données de paie luxembourgeoises et les formalités usuelles liées aux salariés frontaliers, dont les certificats A1 lorsqu'ils s'appliquent. Une analyse de droit étranger est coordonnée avec un conseil de la juridiction concernée.
Que se passe-t-il en cas de contrôle ITM ou CCSS ?
Le cabinet peut préparer les documents, reconstituer les calculs de paie et suivre les échanges dans le périmètre convenu. Un conseil juridique est coordonné si la procédure ou une contestation l'exige.