Politique de confidentialité

1) Qui sommes-nous ?

Responsable du traitement : Fiduciaire Expert S.à r.l.

15, avenue de la Liberté, L-1931 Luxembourg

Contact : contact@fiduciaire-expert.lu

Point de contact RGPD : dpo@fiduciaire-expert.lu

2) Quelles données traitons-nous ?

Dans le cadre de nos activités, nous collectons et traitons les catégories de données suivantes :

• Données d'identification et de contact
• Données professionnelles
• Données contractuelles et de facturation
• Documents comptables et fiscaux
• Données sociales (paie/déclarations)
• Données KYC/LBC-FT (connaissance client et lutte anti-blanchiment)
• Échanges, rendez-vous et demandes via le formulaire de contact, y compris la page de provenance de la demande
• Données de recrutement (CV, lettre de motivation, échanges)

La page de provenance est la page du site depuis laquelle la demande est envoyée ou, à défaut, le domaine du site d'origine. Elle est transmise avec le message, sans cookie ni traceur, pour situer le contexte de la demande.

3) Finalités et bases juridiques

Exécution du contrat (art. 6-1-b RGPD) :

Prestations comptables et fiscales, gestion de dossier, facturation, ainsi que le traitement des demandes de contact et les mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.

Obligations légales (art. 6-1-c) :

Fiscalité et sécurité sociale, LBC/FT (KYC), tenue et conservation des pièces comptables.

Intérêts légitimes (art. 6-1-f) :

Gestion interne, sécurité IT, prévention de la fraude, recouvrement, amélioration du service.

Consentement (art. 6-1-a) :

Prospection par e-mail auprès de non-clients, le cas échéant. Le site lui-même ne dépose aucun cookie, n'effectue aucune mesure d'audience et ne conserve aucune donnée sur l'appareil du visiteur. Une recherche lancée depuis la barre de recherche est transmise à l'hébergeur du site sous forme de paramètre d'URL, comme toute page consultée, et peut apparaître dans les journaux techniques de l'hébergement.

4) Destinataires

Vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants, dans le strict respect du secret professionnel :

• Autorités et organismes compétents (ACD, AED, CCSS, CRF)
• Établissements bancaires
• Auxiliaires de justice sur mandat
• Sous-traitants techniques : Netlify, Inc. (hébergement du site et réception des messages du formulaire de contact), Google Ireland Limited (messagerie professionnelle Google Workspace) et autres outils cloud et IT, liés par contrat conforme au RGPD

Les communications sont limitées au périmètre autorisé par le mandat ou requis par les obligations légales applicables, dans le respect du secret professionnel.

5) Transferts hors UE/EEE

Le site est hébergé par Netlify, Inc. (États-Unis), qui reçoit à ce titre les données de navigation et les messages envoyés via le formulaire de contact. Ce transfert est encadré par la certification de Netlify au cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) et, à titre subsidiaire, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Une politique de région « Europe » est configurée dans Google Workspace pour le stockage au repos des données couvertes de la messagerie professionnelle du cabinet. Les éventuels transferts internationaux liés à ce service sont encadrés par les garanties contractuelles applicables de Google, dont les clauses contractuelles types.

Une copie des garanties applicables peut être obtenue sur demande auprès de dpo@fiduciaire-expert.lu.

6) Durées de conservation

• Dossiers comptables/fiscaux : 10 ans
• Données sociales et de paie : selon la pièce, la finalité et le délai légal applicable ; ces durées ne sont pas uniformes
• Données LBC/FT (KYC) : 5 ans après la fin de la relation (prolongeable si la loi l'exige)
• Candidatures non retenues : 2 mois après notification
• Demandes de contact sans suite : 12 mois après le dernier échange

7) Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité
• Droit d'opposition

Pour exercer vos droits :

Contactez-nous à dpo@fiduciaire-expert.lu ou par courrier au siège. Une preuve d'identité peut être requise.

Réclamation :

CNPD, 15 Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux – www.cnpd.public.lu

Limites :

Certains droits peuvent être restreints en raison d'obligations légales, notamment LBC/FT et conservation légale.

8) Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données.

Des procédures de gestion d'incident sont en place et nous procédons aux notifications requises par la loi en cas de violation de données.

9) Origine des données

Les données que nous traitons proviennent de :

• Données fournies directement par vous ou vos représentants
• Sources publiques/professionnelles (registres, administrations)
• Tiers mandatés (banques, conseils, partenaires techniques) selon les besoins du dossier

10) Mises à jour

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité pour rester conformes à la réglementation ou améliorer la protection de vos données.

La date de dernière mise à jour figure en tête de page.