Une entreprise ne peut pas commencer n’importe quelle activité dès sa constitution. Lorsqu’une activité économique est exercée de manière habituelle, indépendante et lucrative dans un domaine visé par la loi, une autorisation d’établissement doit être obtenue au préalable.
La forme de la société ne tranche pas la question. Une SARL, une SA ou une entreprise individuelle doit examiner l’activité réellement exercée. La constitution, l’autorisation d’établissement, la TVA et l’affiliation sociale restent des démarches distinctes à coordonner.
Les activités concernées
La loi du 2 septembre 2011 vise l’exercice habituel d’activités indépendantes dans le commerce, l’artisanat, l’industrie et certaines professions libérales.
| Activité | Principe |
|---|---|
| Commerce, Horeca, transport ou industrie | Autorisation requise selon l’activité exercée |
| Artisanat | Autorisation requise, avec qualification pour les métiers concernés |
| Profession libérale visée par la loi | Autorisation et qualification selon la profession |
| Prestation temporaire d’une entreprise établie dans l’Union européenne | Dispense possible, avec notification préalable pour certains artisans et industriels |
Certaines professions, dont les avocats, médecins et réviseurs d’entreprises, relèvent de lois sectorielles. Une autorisation d’établissement générale ne remplace pas l’autorisation ou l’inscription prévue par leur texte propre.
La vente en ligne ne crée pas une exception. Une activité habituelle exercée depuis le Luxembourg reste analysée selon sa nature, même si les clients sont servis par un site internet.
Les conditions d’obtention
L’administration présente quatre conditions principales. Elles portent sur l’honorabilité, la qualification lorsque celle-ci est requise, l’installation au Luxembourg et la gestion effective de l’entreprise.
L’honorabilité et la conformité
Le dirigeant porteur de l’autorisation doit présenter l’honorabilité professionnelle requise. L’examen prend notamment en compte les condamnations liées à l’activité économique ainsi que le respect des obligations fiscales, sociales et déclaratives dans les activités antérieures ou actuelles.
La qualification professionnelle
Une qualification est exigée pour les professions libérales visées et pour les métiers artisanaux concernés, sauf les activités de la liste C. Un diplôme étranger peut nécessiter une reconnaissance avant que la condition soit considérée comme remplie.
L’installation et la gestion effective
L’entreprise doit disposer au Luxembourg d’une installation matérielle adaptée à son activité. Une adresse de siège ou de domiciliation ne remplace pas automatiquement le lieu d’exploitation nécessaire à une activité opérationnelle.
Le dirigeant doit assurer de manière effective et permanente la gestion journalière, avec une présence physique dans l’établissement. Il doit aussi avoir un lien réel avec l’entreprise, comme propriétaire en nom personnel ou mandataire inscrit au Registre de commerce et des sociétés pour une société.
La demande et le délai
La demande peut être déposée en ligne sur MyGuichet.lu ou par courrier. Le formulaire en ligne adapte les pièces demandées à l’activité et au profil déclarés. Il évite donc une liste générale qui serait incomplète pour certains dossiers.
Le droit de chancellerie est de 50 euros. Il s’agit d’un droit administratif officiel et non du coût global d’une création d’entreprise.
L’administration instruit une demande complète dans un délai de trois mois. L’absence de réponse avant la fin de cette période vaut autorisation tacite. Une demande de reconnaissance de qualification peut prolonger ce délai d’un mois.
La société peut être constituée pendant l’instruction, mais l’activité soumise ne doit pas commencer avant l’autorisation. Le parcours de création de société doit donc aligner les statuts, l’activité déclarée et la date de mise en exploitation.
Le cas des holdings et des services intragroupe
Une holding doit être examinée d’après ce qu’elle fait réellement. La détention de participations, le financement et la fourniture de services sont des fonctions différentes. L’objet social ne suffit pas à décider si une autorisation ou un agrément est requis.
L’article 30 de la loi dispense d’autorisation d’établissement les services fournis à une entreprise appartenant au même groupe au sens légal. Une refacturation intragroupe peut entrer dans cette exception si le périmètre du groupe est bien rempli. Une prestation fournie à un tiers revient au test ordinaire de l’article 1er.
Cette exception ne règle pas la TVA, les prix de transfert ou les conventions entre sociétés. Elle ne remplace pas non plus un agrément imposé par une législation sectorielle. Les activités financières doivent par exemple être relues séparément au regard de la loi relative au secteur financier.
Les obligations après délivrance
L’autorisation est transmise sous forme électronique et reçoit un code-barres en deux dimensions. Ce code doit apparaître sur le site internet et dans chaque point de vente. Sur les courriers, courriels, devis, factures, devantures et panneaux de chantier, la loi impose le numéro de l’autorisation ou ce code.
Un changement de dirigeant ou une extension de l’objet social nécessite une nouvelle autorisation. La création d’une succursale, le changement du lieu d’exploitation, la création ou suppression d’un point de vente et le changement de résidence habituelle du dirigeant doivent être notifiés dans le délai d’un mois.
La loi sur le droit d’établissement distingue la perte automatique de validité et la révocation. L’autorisation perd automatiquement sa validité en cas de cessation volontaire de l’activité pendant plus de deux ans, de liquidation judiciaire, de faillite ou dans certains cas de défaut de notification. Elle peut être révoquée si un motif qui aurait justifié son refus apparaît ensuite, notamment une perte d’honorabilité.
Les conséquences d’une activité sans autorisation
L’exercice d’une activité soumise sans autorisation expose aux sanctions pénales prévues par la loi. Une fermeture provisoire de l’établissement peut également être prononcée. Ces conséquences justifient de vérifier le champ de l’activité avant la première facture plutôt qu’après le lancement.
Conclusion
L’autorisation d’établissement se détermine à partir de l’activité réelle. Une fois son champ identifié, la revue porte sur le dirigeant, la qualification, l’installation et la gestion effective. La demande, la constitution et les autres immatriculations peuvent avancer ensemble, mais l’activité soumise ne commence qu’après l’autorisation.
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Questions fréquentes
Quel délai faut-il prévoir pour une autorisation d'établissement ?
Le dossier complet est traité dans un délai maximal de trois mois. Ce délai peut être prolongé d'un mois lorsqu'une reconnaissance de qualification professionnelle est nécessaire. L'absence de décision à l'issue du délai applicable vaut autorisation tacite.
Le début de l'activité est-il possible avant l'autorisation ?
Une activité soumise à autorisation ne doit pas commencer avant la délivrance de l'autorisation ou avant l'acquisition d'une autorisation tacite dans les conditions légales. L'exercice sans autorisation peut entraîner des sanctions pénales et une fermeture provisoire.
L'autorisation est-elle attachée à l'entreprise ou au dirigeant ?
L'autorisation est délivrée à l'entreprise, mais elle repose sur un dirigeant identifié. Son honorabilité, sa qualification lorsque celle-ci est exigée, son lien réel avec l'entreprise et sa gestion effective sont examinés. Un changement de dirigeant nécessite une nouvelle autorisation.
Une prestation intragroupe exige-t-elle une autorisation d'établissement ?
Les services fournis à une entreprise du même groupe sont dispensés d'autorisation d'établissement. Cette exception ne règle pas l'objet social, la TVA, les prix de transfert ni un éventuel agrément sectoriel. Une prestation fournie hors du groupe suit le régime ordinaire.
Quel est le droit de chancellerie de la demande ?
Le droit officiel dû pour la délivrance d'une autorisation d'établissement est de 50 euros. Une simple notification de changement n'est pas soumise à ce droit.
