L’exercice habituel d’une activité indépendante dans le commerce, l’artisanat, l’industrie ou certaines professions libérales exige une autorisation d’établissement au Luxembourg. La constitution de la société ne permet pas, à elle seule, de commencer cette activité.
La forme de la société ne tranche pas la question. Une SARL, une SA ou une entreprise individuelle doit examiner l’activité réellement exercée. La constitution, l’autorisation d’établissement, la TVA et l’affiliation sociale restent des démarches distinctes à coordonner.
Les activités concernées
La loi du 2 septembre 2011 vise l’exercice habituel d’activités indépendantes dans le commerce, l’artisanat, l’industrie et certaines professions libérales.
| Activité | Principe |
|---|---|
| Commerce, Horeca (hôtels, restaurants, cafés), transport ou industrie | Autorisation requise selon l’activité exercée |
| Artisanat | Autorisation requise, avec qualification pour les métiers concernés |
| Profession libérale visée par la loi | Autorisation et qualification selon la profession |
| Prestation temporaire d’une entreprise établie dans l’Union européenne, dans l’Espace économique européen ou en Suisse | Dispense possible, avec notification préalable pour certains artisans et industriels |
Certaines professions, dont les avocats, médecins et réviseurs d’entreprises, relèvent de lois sectorielles. Une autorisation d’établissement générale ne remplace pas l’autorisation ou l’inscription prévue par leur texte propre.
La vente en ligne ne crée pas une exception. Une activité habituelle exercée depuis le Luxembourg reste analysée selon sa nature, même si les clients sont servis par un site internet.
Les conditions d’obtention
L’administration présente quatre conditions principales. Elles portent sur l’honorabilité, la qualification lorsque celle-ci est requise, l’installation au Luxembourg et la gestion effective de l’entreprise.
L’honorabilité et la conformité
Le dirigeant sur lequel repose l’autorisation doit remplir la condition d’honorabilité professionnelle. L’examen prend notamment en compte les condamnations liées à l’activité économique ainsi que le respect des obligations fiscales, sociales et déclaratives dans les activités antérieures ou actuelles.
La qualification professionnelle
Une qualification est exigée pour les professions libérales visées et pour les métiers artisanaux concernés. Les activités artisanales de la liste C, annexée à la loi, ne requièrent aucune qualification. Un diplôme étranger peut nécessiter une reconnaissance avant que la condition soit considérée comme remplie.
L’installation et la gestion effective
L’entreprise doit disposer au Luxembourg d’une installation matérielle adaptée à la nature et à la dimension de son activité. La domiciliation d’une société, au sens de la loi de 1999, ne constitue pas un établissement au sens de cette autorisation. Un bureau de conseil et un atelier ont des besoins différents, mais tous deux doivent satisfaire aux conditions d’installation et de gestion effective.
Le dirigeant doit assurer de manière effective et permanente la gestion journalière, avec une présence physique dans l’établissement. Il doit aussi avoir un lien réel avec l’entreprise, soit comme propriétaire lorsque l’activité est exercée en nom personnel, soit comme mandataire inscrit au Registre de commerce et des sociétés (RCS) lorsque l’entreprise est une société.
La demande et le délai
La demande peut être déposée sur MyGuichet.lu, la plateforme sécurisée des démarches en ligne de l’État, ou par courrier. Le formulaire en ligne adapte les pièces demandées à l’activité et au profil déclarés. Il évite donc une liste générale qui serait incomplète pour certains dossiers.
La demande donne lieu à un droit de chancellerie de 50 euros, c’est-à-dire une taxe administrative. Une simple notification de changement n’est pas soumise à ce droit.
L’administration a 3 mois pour décider, à compter de la réception du dossier complet. Une reconnaissance de qualification peut porter ce délai à 4 mois, à condition que l’administration annonce cette prolongation avant la fin des 3 mois ou l’indique déjà dans l’accusé de réception. Sans décision dans le délai applicable, l’autorisation est considérée comme accordée. La loi parle d’autorisation tacite.
La société peut être constituée pendant l’examen de la demande. Pour une société, l’octroi définitif de l’autorisation exige le dépôt des statuts au RCS. L’immatriculation ne remplace pas l’autorisation et l’activité concernée ne doit pas commencer avant celle-ci. Le parcours de création de société doit donc aligner les statuts, l’activité déclarée et la date de mise en exploitation.
Le cas des holdings et des services intragroupe
Une holding doit être examinée d’après ce qu’elle fait réellement. La détention de participations, le financement et la fourniture de services sont des fonctions différentes. L’objet social, c’est-à-dire les activités prévues par les statuts, ne suffit pas à décider si une autorisation ou un agrément est requis.
L’article 30 de la loi dispense d’autorisation d’établissement les services fournis à une entreprise du même groupe, tel que la loi le définit. Une refacturation intragroupe peut entrer dans cette exception si les conditions de cette définition sont remplies. Une prestation fournie hors du groupe suit la règle ordinaire de l’article 1er.
Cette exception ne règle ni la TVA, ni les prix de transfert pratiqués entre sociétés liées, ni les conventions entre sociétés. Elle ne remplace pas non plus un agrément imposé par une législation sectorielle. Les activités financières doivent par exemple être relues séparément au regard de la loi relative au secteur financier.
Les obligations après délivrance
L’autorisation est transmise sous forme électronique et reçoit un code-barres en deux dimensions. Ce code doit apparaître sur le site internet et dans chaque point de vente. Sur les courriers, courriels, devis, factures, devantures et panneaux de chantier, la loi impose le numéro de l’autorisation ou ce code. Les factures électroniques relevant de la loi de 2019 sur les marchés publics et concessions font exception.
Un changement de dirigeant ou une modification de l’objet de l’entreprise nécessite une nouvelle autorisation. La création d’une succursale ou d’un point de vente, le changement du lieu d’exploitation et celui de la résidence habituelle du dirigeant doivent être notifiés dans le délai d’un mois.
La loi sur le droit d’établissement distingue la perte automatique de validité et la révocation, qui est un retrait de l’autorisation décidé par l’administration. L’autorisation perd sa validité en cas de cessation volontaire de l’activité pendant plus de 2 ans, de liquidation judiciaire, de faillite ou dans certains cas de défaut de notification. En cas de faillite, elle conserve ou reprend toutefois sa validité tant qu’un jugement autorise la poursuite de l’activité. Elle peut être révoquée si un motif qui aurait justifié son refus apparaît ensuite, notamment une perte d’honorabilité.
Les conséquences d’une activité sans autorisation
Exercer sans autorisation une activité qui y est soumise expose aux sanctions pénales prévues par la loi. En cas d’exploitation non autorisée, le tribunal qui juge l’affaire sur le fond doit prononcer la fermeture de l’établissement jusqu’à la délivrance de l’autorisation. Le champ de l’activité doit donc être vérifié avant la mise en exploitation.
Préparer la création d’une société
Pour examiner le projet, les démarches d’établissement et l’organisation comptable à mettre en place.
Questions fréquentes
L'activité peut-elle commencer avant l'autorisation ?
Une activité soumise à autorisation ne doit pas commencer avant que l'autorisation soit délivrée ou que le silence de l'administration vaille autorisation tacite dans les conditions légales. Exercer sans autorisation peut entraîner des sanctions pénales et une fermeture provisoire.
L'autorisation est-elle attachée à l'entreprise ou au dirigeant ?
L'autorisation est délivrée à l'entreprise, mais elle repose sur un dirigeant identifié. L'administration examine son honorabilité, sa qualification lorsque celle-ci est exigée, son lien réel avec l'entreprise et sa gestion effective. Un changement de dirigeant nécessite une nouvelle autorisation.
Une prestation intragroupe exige-t-elle une autorisation d'établissement ?
Les services fournis à une entreprise du même groupe, tel que la loi le définit, sont dispensés d'autorisation d'établissement. Cette exception ne règle pas l'objet social, la TVA, les prix de transfert ni un éventuel agrément sectoriel. Une prestation fournie hors du groupe suit le régime ordinaire.
